Saat mengajukan proposal kegiatan di sekolah, nggak semua ide atau kegiatan bisa langsung disetujui. Ada kalanya pihak sekolah harus menolak proposal tersebut dengan berbagai alasan. Meski harus menyampaikan kabar kurang menyenangkan, surat penolakan tetap harus disampaikan dengan bahasa yang baik, sopan, dan jelas agar tetap menghargai usaha yang sudah dilakukan. Berikut contoh surat penolakan proposal kegiatan sekolah dengan bahasa yang santai tapi tetap profesional.
SMA Bintang Harapan
Jalan Pendidikan No. 50, Surabaya
Telp: (031) 76543213 Oktober 2024
Kepada
Yth. Panitia Kegiatan Lomba Futsal Antar Kelas
SMA Bintang Harapan
Di tempatDengan hormat,
Terima kasih atas pengajuan proposal kegiatan Lomba Futsal Antar Kelas yang telah disampaikan oleh panitia pada tanggal 27 September 2024. Kami sangat menghargai ide kreatif dan semangat yang kalian tunjukkan untuk menyelenggarakan kegiatan ini di lingkungan sekolah.Namun, setelah mempertimbangkan berbagai aspek, termasuk jadwal kegiatan sekolah yang sudah padat dan keterbatasan fasilitas, kami belum bisa menyetujui proposal tersebut untuk dilaksanakan pada semester ini. Kami memahami bahwa kegiatan ini memiliki potensi yang baik, namun saat ini sekolah sedang fokus pada persiapan beberapa acara akademik dan agenda sekolah lainnya.
Kami sangat mengapresiasi usaha kalian dalam menyusun proposal dan mengajukan ide kegiatan ini. Jangan berkecil hati, kalian bisa mencoba mengajukan proposal kembali di waktu yang lebih tepat, seperti setelah Ujian Akhir Semester atau pada awal tahun ajaran baru. Kami juga terbuka untuk mendiskusikan kemungkinan revisi atau penyesuaian rencana kegiatan agar lebih sesuai dengan jadwal dan kebutuhan sekolah.
Semoga semangat dan kreativitas kalian tetap terjaga, dan kami berharap bisa mendukung kegiatan yang lebih cocok dengan kondisi di masa mendatang. Jika ada hal yang perlu didiskusikan lebih lanjut, panitia dapat menghubungi pihak OSIS atau guru pembimbing kegiatan.
Terima kasih atas pengertian dan kerjasamanya.
Salam hangat,
Budi Santoso, S.Pd
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
SMA Bintang Harapan
Kenapa Surat Penolakan Proposal Penting?
Surat penolakan proposal harus disampaikan dengan jelas tapi tetap sopan agar tidak mengecilkan semangat siswa atau panitia yang mengajukan. Surat ini juga membantu menjaga komunikasi yang baik antara pihak sekolah dan siswa, serta memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang alasan penolakan, bukan sekadar kata “tidak.”
Referensi:
- Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI. (2021). Panduan Penyusunan Kegiatan Sekolah.
- Direktorat Pembinaan SMA. (2022). Tata Cara Pengajuan Proposal Kegiatan Ekstrakurikuler.
Baca Juga: Contoh Surat Ucapan Terima Kasih untuk Pembicara Seminar
