Contoh Surat Pesanan dan Cara Membuatnya

Surat pesanan adalah salah satu dokumen penting dalam dunia bisnis dan perdagangan. Meski terkesan sederhana, surat ini memainkan peran besar dalam memastikan transaksi berjalan lancar. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang bagaimana cara membuat surat pesanan yang baik dan benar.

Mengapa Surat Pesanan Penting?

Surat pesanan berfungsi sebagai bukti resmi permintaan barang atau jasa dari pembeli kepada penjual. Dengan adanya surat ini, kedua belah pihak memiliki catatan tertulis mengenai detail transaksi yang disepakati. Ini penting untuk menghindari kesalahan, ketidakcocokan, atau sengketa di masa depan. Selain itu, surat pesanan juga membantu penjual dalam mengelola inventaris dan jadwal pengiriman.

Elemen Penting dalam Surat Pesanan

1. Kop Surat

Bagian ini berisi informasi dasar perusahaan seperti nama, alamat, dan kontak yang memesan. Ini memberikan legitimasi dan identifikasi yang jelas.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Nomor surat digunakan untuk referensi dan pencatatan internal, sedangkan tanggal surat menunjukkan kapan permintaan dibuat. Ini krusial untuk pengarsipan dan penjadwalan pengiriman.

3. Nama dan Alamat Penerima

Pastikan informasi penerima akurat untuk menghindari pengiriman yang salah. Ini harus mencakup nama perusahaan penjual dan alamat yang lengkap.

4. Subjek Surat

Subjek atau judul surat memberikan gambaran singkat mengenai isi surat. Misalnya, “Pesanan Pembelian Laptop” memberikan indikasi langsung tentang tujuan surat tersebut.

5. Isi Surat

Bagian inti dari surat pesanan, di sini kamu perlu menjelaskan secara detail barang atau jasa yang dipesan. Sertakan:

• Deskripsi barang atau jasa yang jelas dan spesifik.
• Jumlah barang yang dipesan.
• Harga per unit serta total harga.
• Syarat pembayaran, misalnya apakah dilakukan di muka, setelah pengiriman, atau dengan cara lain.
• Waktu pengiriman yang diharapkan.
• Syarat dan ketentuan khusus, seperti garansi atau kebijakan pengembalian.

6. Penutup

Tutup surat dengan ucapan terima kasih dan harapan agar pesanan dapat diproses segera. Ini menambah kesan sopan dan profesional.

7. Tanda Tangan dan Nama Terang

Akhiri dengan tanda tangan dari orang yang berwenang dan nama terang. Ini penting untuk keabsahan surat pesanan.

Contoh Surat Pesanan

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah contoh surat pesanan:

PT Maju Jaya

Jl. Sudirman No. 123, Jakarta
Telp. (021) 12345678
Nomor: 012/ABC/X/2024

Jakarta, 11 Oktober 2024

Kepada Yth,
PT Sumber Makmur
Jl. Merdeka No. 45
Bandung
Subjek: Pesanan Barang

Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memesan barang-barang sebagai berikut:

1. Laptop Dell Inspiron 15 – 10 unit
   • Harga per unit: Rp10.000.000,-
   • Spesifikasi: Intel Core i5, RAM 8GB, SSD 256GB
2. Printer Canon Pixma – 5 unit
   • Harga per unit: Rp2.000.000,-
   • Spesifikasi: Multifungsi, Warna, Wi-Fi

Total harga keseluruhan adalah Rp110.000.000,- (Seratus Sepuluh Juta Rupiah).

Kami berharap barang dapat dikirimkan paling lambat 7 hari kerja setelah surat ini diterima. Pembayaran akan kami lakukan melalui transfer bank setelah barang diterima dan diperiksa sesuai dengan spesifikasi yang disebutkan.

Demikian surat pesanan ini kami sampaikan, kami berharap dapat bekerja sama dengan baik. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Andi Wijaya
Manajer Pembelian