copas.id – Hampir semua pengguna komputer, terutama yang menggunakan sistem operasi Windows, pasti sudah tidak asing lagi dengan berbagai aplikasi dari Microsoft. Di zaman digital seperti sekarang, Microsoft menjadi alat yang sangat penting bagi banyak orang karena berbagai kegunaannya yang membantu dalam menyelesaikan tugas sehari-hari. Aplikasi ini digunakan di berbagai bidang, seperti pendidikan, akuntansi, dan pemasaran. Segala bentuk pekerjaan yang berkaitan dengan input teks, angka, atau data ke dalam komputer sangat mengandalkan aplikasi-aplikasi dari Microsoft.
Di antara sekian banyak aplikasi Microsoft yang sering digunakan seperti Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint, ada satu aplikasi unggulan lain yang mungkin tidak banyak orang tahu, namun cukup penting bagi bidang bisnis, perkantoran, dan programmer. Aplikasi tersebut adalah Microsoft Access.
A. Apa Itu Microsoft Access?
Pengembang: Microsoft Corporation
Peluncuran pertama: November 1992
Sistem Operasi: Microsoft Windows
Jenis: DBMS (Database Management System)
Website: office.microsoft.com/access
Microsoft Access adalah sebuah aplikasi berbasis data relasional yang dirancang untuk digunakan di rumah maupun oleh perusahaan kecil hingga menengah. Seperti aplikasi Microsoft lainnya, Microsoft Access sering ditemukan di komputer-komputer yang memiliki paket lengkap Microsoft Office.
Microsoft Access berfungsi untuk mengelola basis data atau database. Database adalah kumpulan data yang disusun secara teratur dan terstruktur, yang nantinya akan diproses menjadi informasi yang lebih berguna. Untuk dapat mengolah data, database memerlukan input data terlebih dahulu. Berbeda dengan aplikasi database lainnya, Microsoft Access menggunakan mesin database Microsoft Jet Database Engine, yang memungkinkan tampilan grafis yang intuitif untuk mempermudah penggunaan.
Sebagai aplikasi pengelola data, Microsoft Access mendukung berbagai jenis database, selama memenuhi standar ODBC. Oleh karena itu, Microsoft Access bisa digunakan untuk menyimpan data dari berbagai sumber seperti Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan lainnya. Koneksi yang baik antar aplikasi ini sangat berguna bagi para programmer dalam mengembangkan aplikasi yang lebih kompleks, namun juga memungkinkan pengembangan aplikasi sederhana yang ringan dengan fitur maksimal.
B. Sejarah Microsoft Access
Microsoft Access pertama kali diluncurkan pada November 1992 dengan versi 1.0, yang segera disusul oleh versi 2.0 pada tahun 1993. Pada versi pertama ini, Microsoft memberikan spesifikasi minimum sistem untuk pengguna yang ingin menjalankan aplikasi ini, seperti sistem operasi Windows 3.0, RAM minimal 4 MB, dan ruang kosong hard disk sebesar 8 MB (disarankan 14 MB).
Sebagai aplikasi database, Microsoft Access dirancang untuk mengelola sejumlah besar data. Namun, seperti program lainnya, aplikasi ini juga bisa mengalami masalah kerusakan data, salah satunya disebabkan oleh driver perangkat yang usang atau konfigurasi yang keliru. Nama kode awal dari Microsoft Access adalah “Cirrus”, yang dikembangkan bahkan sebelum peluncuran Microsoft Visual Basic, dengan nama kode “Ruby” untuk mesin pembuat form antarmuka.
Bill Gates, salah satu pendiri Microsoft, melihat potensi aplikasi ini untuk dikembangkan lebih jauh dan akhirnya memutuskan untuk mengembangkan bahasa pemrograman BASIC secara bersamaan. Proyek ini dikenal dengan nama Thunder, yang menghasilkan aplikasi yang memiliki potensi besar untuk berkembang.
C. Fungsi Microsoft Access
Microsoft Access memiliki banyak fungsi penting yang sangat dibutuhkan oleh pelaku bisnis, organisasi, maupun programmer. Aplikasi ini membantu mengelola database dengan cara yang lebih efisien dan efektif. Beberapa fungsi utama Microsoft Access adalah sebagai berikut:
-
Dalam Bidang Bisnis Microsoft Access sangat membantu bisnis kecil hingga menengah dalam mengelola berbagai aspek terkait database, seperti pembuatan laporan keuangan, keuntungan, hingga pengelolaan gaji karyawan. Aplikasi ini memudahkan dalam mempercepat proses pengolahan data yang penting dalam bisnis.
-
Dalam Bidang Pendidikan Di dunia pendidikan, terutama di sekolah-sekolah, Microsoft Access digunakan oleh admin sekolah untuk mengelola berbagai data terkait siswa, guru, karyawan, jadwal, dan lainnya. Pengelolaan database yang efisien memudahkan administrasi sekolah dalam melakukan tugas mereka.
-
Dalam Bidang Perkantoran Microsoft Access juga berfungsi di dunia perkantoran, di mana para sekretaris atau staf administrasi dapat mengelola database kantor. Walaupun tidak semua orang di kantor menguasai aplikasi ini, keterampilan menggunakan Microsoft Access sangat bermanfaat bagi pengelolaan data kantor yang lebih cepat dan efektif.
D. Manfaat Microsoft Access
Menggunakan Microsoft Access memberikan banyak manfaat, terutama dalam hal efisiensi waktu dan tenaga. Program ini sangat membantu dalam pengelolaan database, baik untuk bisnis, pendidikan, maupun perkantoran. Seiring perkembangan teknologi, fitur-fitur canggih dan profesional yang disediakan Microsoft Access akan semakin berguna di masa depan, terutama dalam dunia bisnis yang membutuhkan pengolahan data yang cepat dan akurat.
E. Kelebihan dan Kekurangan Microsoft
Microsoft Access, seperti aplikasi lainnya, memiliki kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan utamanya adalah:
-
Mudah Digunakan
Microsoft Access sangat mudah digunakan, bahkan bagi pemula sekalipun, dengan adanya fitur Wizards yang memandu pengguna dalam mengoperasikannya. -
Populer di Kalangan Sistem Database
Microsoft Access adalah salah satu sistem database desktop yang paling populer di dunia. -
Menghemat Biaya
Dibandingkan dengan sistem database lainnya, Microsoft Access memiliki biaya yang lebih terjangkau dengan fungsi yang hampir setara. -
Mudah Terintegrasi
Sebagai produk Microsoft, Microsoft Access dapat dengan mudah diintegrasikan dengan program perangkat lunak berbasis Windows lainnya.
Namun, ada beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan, seperti:
-
Kapasitas Penyimpanan Terbatas
Dengan kapasitas maksimal 2 GB, Microsoft Access lebih cocok digunakan untuk bisnis kecil hingga menengah. Untuk data dengan ukuran lebih besar, aplikasi lain mungkin lebih sesuai. -
Penggunaan Multi Pengguna Terbatas
Microsoft Access hanya dapat digunakan oleh maksimal 255 pengguna secara bersamaan, tetapi batas sebenarnya adalah antara 10 hingga 80 pengguna, tergantung jenis aplikasinya. -
Aplikasi Berbayar
Untuk menggunakan Microsoft Access, pengguna harus membeli paket Microsoft Office terlebih dahulu, karena aplikasi ini termasuk dalam paket tersebut.
F. Fitur Utama Microsoft
Di era digital yang semakin bergantung pada data, Microsoft Access menyediakan berbagai fitur penting seperti query, form, report, macro, dan module, yang mempermudah pengelolaan data dan pembuatan keputusan berbasis informasi yang ada.
Dengan fitur-fitur yang ada, Microsoft Access menjadi pilihan utama bagi banyak orang yang membutuhkan aplikasi database yang efektif dan efisien dalam pengolahan data.
